loading

Deelnamevoorwaarden EuropArtFair 2015

1. Algemeen
2. Aanmelden voor deelname
3. Afmelden voor deelname en wijzigen van deelname
4. Uw stand
5. Inrichten en ontmantelen van uw stand
6. Kwaliteit van kunstwerken
7. Verkoop van geëxposeerde werken
8. Vermeldingen van namen van deelnemers en publicatie van afbeeldingen van werken
9. Verzekering
10. Deelnamekosten en borg
11. Overige bepalingen


1. Algemeen

1a. De EuropArtFair (hierna: "beurs") is een kunstbeurs waar kunstenaars en designers een platform wordt geboden om kunstwerken en designobjecten aan een groot publiek te tonen, contacten met geïnteresseerden te leggen, en het werk tijdens en na de beurs aan bezoekers van de beurs te verkopen.
1b. De beurs vindt plaats op zaterdag 14 november en zondag 15 november in het Ahoy Rotterdam, Ahoyweg 10, 3084 BA Rotterdam.
1c. De organisatie van de beurs is in handen van het Nationaal Kunstplatform B.V. (hierna: "de organisatie").
1e. De kosten voor algemene zaken, o.a. zaalhuur, zaalverlichting, zaalverwarming, schoonmaak, beveiliging, het opstellen van de stands, promotie, management en beheer, verkoop van toegangskaarten, informatievoorzieningen voor bezoekers, etc., worden gedragen door de organisatie.
1f. Kunstenaars en designers die aan de beurs willen deelnemen en zich hiervoor hebben aangemeld (hierna: "de deelnemer(s)") aanvaarden deze deelnamevoorwaarden volledig en onvoorwaardelijk.

2. Aanmelden voor deelname

2a. Aanmelden kan met het aanmeldingsformulier op de website; geldige alternatieven zullen door de organisatie worden aangeboden.
2b. Een ballotagecommissie beoordeelt elke aanmelding primair op basis van de beantwoorde vragen die op het aanmeldingsformulier worden gesteld. De beoordeling kan tot acceptatie of afwijzing van de deelname leiden.
2c. Binnen tien werkdagen na ontvangst van de aanmelding, wordt per e-mail gereageerd aangaande een acceptatie ("bericht van deelname") of afwijzing van de aanmelding ("bericht van afwijzing"). Het moment van ontvangst door de deelnemer van het bericht van deelname geldt als het moment waarop de deelname aanvangt.
2d. Deelnemers krijgen bij een bevestiging van deelname verdere informatie over de details van deelname. In de aanlooptijd tot het plaatsvinden van de beurs zal continue berichtgeving omtrent de deelname per e-mail worden toegezonden.
2e. Indien een aanmelding niet leidt tot acceptatie van de aanmelding en derhalve niet wordt omgezet in een bevestiging van deelname, zijn geen kosten verschuldigd aan de organisatie.
2f. De in het aanmeldingsformulier aangeboden aanvullende standvoorzieningen zijn beschikbaar voor zolang de voorraad strekt en de mogelijkheden het toelaten. Als een bij de aanmelding bestelde extra voorziening niet (langer) beschikbaar is, geeft de organisatie dit zo snel mogelijk door aan de deelnemer.

3. Afmelden voor deelname en wijzigen van deelname

3a. Afmelding voor deelname ("afmelding") moet schriftelijk per e-mail (info@europartfair.com) gebeuren, tenzij de organisatie een geldig alternatief heeft aangeboden. Afmelding wordt in de regel binnen vijf werkdagen door de organisatie bevestigd.
3b. Bij afmelding binnen vijf werkdagen volgend op de dag van ontvangst van het bericht van deelname zijn geen deelnamekosten verschuldigd;
3c. Bij afmelding vanaf zes werkdagen na bevestiging van deelname tot aan zes weken voor de eerste dag van de beurs (te weten, 3 oktober 2015) is 30% van de deelnamekosten verschuldigd.
3d. Bij afmelding vanaf zes weken voor de eerste dag van de beurs (te weten, 4 oktober 2015) tot aan de dag volgend op de laatste dag van de beurs, te weten 16 november 2015, zijn de volledige deelnamekosten verschuldigd.
3e. Wanneer een deelnemer zonder afmelding niet exposeert op één of beide dagen van de beurs zijn, ongeacht de reden, de volledige deelnamekosten verschuldigd.
3f. De deelnemer kan de deelname uitbreiden tot 30 dagen voor de beurs. Onder uitbreiding van deelname wordt iedere wijziging verstaan die leidt tot hogere deelnamekosten. Voor een vergroting van de stand worden geen kosten anders dan de gewijzigde deelnamekosten in rekening gebracht.
3g. De deelnemer kan de deelname inperken tot 30 dagen voor de beurs, mits de organisatie de voorgestelde inperking aanvaardt. Onder inperking van deelname wordt iedere wijziging verstaan die leidt tot lagere deelnamekosten. De organisatie zal aanvaarding van de inperking niet op onredelijk gronden weigeren en is gerechtigd voor een inperking van de deelname wijzigingskosten te rekenen ten bedrage van € 45,- per wijziging.
3h. Iedere wijziging van de deelname moet schriftelijk per e-mail aan info@europartfair worden aangegeven, tenzij de organisatie een geldig alternatief heeft aangeboden.
3i. De deelnemer kan in overleg met de organisatie de plaats van de stand wijzigen, voor zover andere plaatsen beschikbaar zijn en de organisatie de voorgestelde wijziging aanvaardt. De organisatie is gerechtigd een bedrag van € 7,50 per wijziging te rekenen( o.a. ter dekking van de kosten van de wijziging van de beursplattegrond). Wijzigingen doorgegeven in de periode tussen 30 kalenderdagen voor aanvang van de beurs en de aanvang van de beurs worden niet in de beursplattegrond verwerkt, tenzij de organisatie anders bericht.

4. Uw stand

4a. Deelnemers kunnen de plaats van hun stand zelf bepalen binnen de overeengekomen locatie A of locatie B. De toewijzing van de plaats van de stand vindt plaats met inachtneming van het moment van ontvangst door de organisatie van de keuze. De organisatie is gerechtigd de plaats van een stand te bepalen, indien een deelnemer 30 kalenderdagen voor aanvang van de beurs nog geen keuze heeft gemaakt voor een plaats.
4b. Deelnemers kunnen tijdens de expositie in, en in de directe omgeving van, hun stand bezoekers the woord staan.
4c. Deelnemers mogen folders, ansichtkaarten en/of visitekaartjes aan bezoekers afgeven.
4d. Folders, presentatieboeken, visitekaartjes, etc. mogen ook op een tafel bij de geëxposeerde werken neergelegd worden. Slechts 1 tafel per deelnemer is toegestaan. Eigen tafels zijn niet toegestaan.
4e. Per stand is maximaal 1 stoel toegestaan, tenzij de deelnemer met de organisatie anders is overeengekomen.
4f. De deelnemer gaat met zorg om met de ter beschikking gestelde materialen, waaronder de expositiewanden, de verlichting en het meubilair. De deelnemer onthoudt zich van handelingen waarvan aannemelijk is dat deze kunnen leiden tot schade aan de ter beschikking gestelde materialen.

5. Inrichten en ontmantelen van uw stand

5a. De kunstwerken en designobjecten dienen op de dag voor de opening van de beurs (vrijdag 13 november) op de locatie binnen een door de organisatie aangegeven tijdsperiode te worden opgesteld. Opstelling buiten deze aangegeven tijdsperiode kost € 100,- (excl. BTW).
5b. De deelnemer is verantwoordelijk voor het verwijderen van de kunstwerken of designobjecten op zondag 14 november tussen 17.30 en 19.00 (tijdstippen onder voorbehoud). Verwijdering op een ander moment is slechts mogelijk na instemming van de organisatie. Voor een dergelijke verwijdering is een bedrag van € 100,- (excl. BTW) aan de organisatie verschuldigd.
5c. De organisatie is niet aansprakelijk voor schade ontstaan aan de kunstwerken die ontstaan is na de aangegeven ophaaltijden (zondag 14 november tussen 17.30 en 19.00 uur).
5d. De deelnemer is aan de organisatie bewaarkosten verschuldigd voor kunstwerken of designobjecten die na 14 november 19.00 uur nog op de locatie aanwezig zijn, tenzij anders is overeengekomen. De eerste zeven kalenderdagen bedragen de bewaarkosten € 10,- (excl. BTW) per werk per etmaal. Daarna bedragen de bewaarkosten € 5,- (excl. BTW) per werk per etmaal. Werken zullen tot drie maanden na de beurs bewaard worden.
5e. De deelnemer kan zich laten assisteren bij aflevering van de te exposeren werken en gedurende de inrichting van de expositieplek. Ook bij het ophalen van de werken en bij de ontmanteling van de expositieplek is assistentie van de deelnemer toegestaan.
5f. Het wordt deelnemer sterk afgeraden werken boven elkaar te hangen of te zetten of naast elkaar te hangen met minder dan 10 cm ruimte tussen de werken, tenzij anders schriftelijk met de organisatie is overeengekomen. De deelnemer dient tweedimensionaal werk uitsluitend hangend te presenteren.
5g. Werken en een eventuele stoel en/of tafel moeten te allen tijde binnen de afmetingen van de stand geplaatst en/of gehangen worden.
5h. In of aan de stand mogen geen posters of naam- en websiteaanduidingen worden geplaatst met een formaat groter dan 300 x 100 mm. Maximaal 1 poster of naamaanduiding met kleiner formaat is toegestaan.
5i. Het is deelnemer niet toegestaan te boren, te schroeven of vergelijkbare werkzaamheden te verrichten aan de ter beschikking gestelde standmaterialen.
5j. Alleen de door de organisatie verstrekte stickers mogen op de wanden worden geplakt.

6. Kwaliteit van kunstwerken

6a. De deelnemer kan grotendeels zelf bepalen welke werken voor de expositie en verkoop worden ingebracht; er gelden geen beperkingen ten aanzien van stijl, gebruikte materialen en ouderdom. De veronderstelling is, dat al het geëxposeerde werk van hetzelfde niveau of hoger is dan het geballoteerde werk. Wel gelden enige andere, hierna vastgelegde, bepalingen.
6b. De te exposeren werken moeten droog (verf, lijm, etc.) zijn en in de werken mogen geen voorwerpen of stoffen verwekt zijn die gevaar kunnen opleveren voor de bezoekers van de beurs.
6c. De te exposeren werken moeten volledig tentoonstelling klaar zijn, dat wil zeggen, ingelijst (of opgespannen) en voorzien van een degelijk ophangsysteem of, in geval van een sculptuur, direct plaatsbaar.
6d. Vanwege de hoogte van der ter beschikking gestelde wanden kan geëxposeerd werk maximaal 2000 mm hoog zijn. Geëxposeerd werk moet in de breedte en diepte binnen de gehuurde expositieplek passen.
6e. De organisatie heeft zonder opgaaf van redenen het recht om het exposeren van een of meer kunstwerken of designobjecten te weigeren.

7. Verkoop van geëxposeerde werken

7a. De geëxposeerde werken mogen te koop worden aangeboden en ter plekke, of later, worden verkocht.
7b. De deelnemer bepaalt zelf de verkoopprijs. De verkoopprijs dient inclusief BTW aan bezoekers getoond te worden. Omwille van de uitstraling van de beurs dient de verkoopprijs op de daarvoor bestemde door de organisatie ter beschikking gestelde materialen te worden aangebracht.
7c. Bij verkoop is geen commissie aan de organisatie verschuldigd.
7d. Als een geëxposeerd werk is verkocht, moet dat op of aan het werk kenbaar worden gemaakt, bij voorkeur met een rode sticker.

8. Vermeldingen van namen van deelnemers en publicatie van afbeeldingen van werken

8a. De organisatie zal de namen van de deelnemers op de door haar gewenste wijze plaatsen en vermelden. Hieronder vallen onder andere een vermelding op de website van de beurs, in de catalogus van de beurs en op de plattegrond van de beurs.
8b. Als er kosten zijn verbonden aan vermeldingen, worden deze expliciet aan de betreffende kunstenaars of designers bekend gemaakt, waarop de kunstenaars of designers de vrijheid hebben om hier wel of niet toestemming voor te geven.
8c. De namen van de deelnemers zullen ten minste in de catalogus, op de plattegrond, en op de website worden vermeld. Deze vermeldingen zijn inbegrepen in de deelnamekosten.
8d. Deelnemers verlenen de organisatie het recht om foto's van werken zonder vergoeding te gebruiken voor publicaties ten behoeve van de beurs.

9. Verzekering

9a. De deelnemer kan ervoor kiezen om zijn te exposeren werken te verzekeren. Deze verzekering is geldig vanaf het moment dat de stand is ingericht op vrijdag 13 november tot het moment van de sluiting van de beurs op zondag 27 september. Hiervoor dient uiterlijk op vrijdag 13 november een verzekeringsformulier volledig ingevuld ingeleverd te zijn bij de organisatie.
9b. De organisatie sluit iedere aansprakelijkheid voor schade aan de eigendommen van de deelnemer uit, tenzij de schade is opgetreden aan verzekerde geëxposeerde kunstwerken of designobjecten en in dat geval slechts voor zover deze door de verzekering zijn gedekt.
9c. De polisvoorwaarden van de verzekering kunnen te allen tijde op aanvraag ingezien worden.

10. Deelnamekosten en borg

10a. Voor deelname aan de beurs zijn kosten verschuldigd. Deze zijn op het aanmeldingsformulier vermeld.
10b. Nadat een aanmelding voor deelname is geaccepteerd, ontvangt de deelnemer zo spoedig mogelijk een online-account met een specificatie van de verschuldigde kosten van deelname ("deelnamekosten"). Op dit account kan o.a. de betalingswijze geselecteerd worden.
10c. De factuur voor deelname moet binnen 14 dagen na de factuurdatum zijn voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Indien betaling niet binnen deze termijnen plaatsvindt, heeft de organisatie het recht de incasso, na ten minste een schriftelijke herinnering gestuurd te hebben, uit handen te geven, waarbij de kosten de deelnemer ten laste vallen.
10e. Deelnemer is op de dag van inrichting van de beurs (vrijdag) een borg van € 50,- (incl. BTW) verschuldigd, in contanten te betalen, voor het gebruik van de gehuurde materialen. Bij teruggave van alle gehuurde, onbeschadigde materialen zal de borg geretourneerd worden.

11. Overige bepalingen

11a. De organisatie en de door haar ingeschakelde derden zijn niet aansprakelijk voor enige schade, direct en/of indirect, die voortvloeit uit, of op enige andere wijze verband houdt met, de opzet, verzorging en uitvoering van de beurs. Indien werken door de organisatie worden beschadigd, wordt de schade vergoedt voor zover deze door de verzekering wordt gedekt.
11b. Ondanks de zorg die de organisatie aan het beheer van haar website(s) en de opzet, verzorging en uitvoering van de beurs besteedt, is het mogelijk dat de verstrekte en/of weergegeven informatie onvolledig of onjuist is. Druk-, spel-, zet- of andere vergelijkbare fouten in het door de organisatie openbaar gemaakte materiaal, van welke aard dan ook, kunnen de organisatie niet worden tegengeworpen en kunnen op geen enkele wijze een verplichting van de organisatie inhouden.
11c. De organisatie behoudt zich het recht voor om de beurs, zonder voorafgaande kennisgeving, af te gelasten of uit te stellen, zonder dat zij op enige wijze tot schadevergoeding gehouden is jegens de deelnemers of derden. Bij afgelasting worden betaalde deelnamekosten binnen 14 dagen, onder aftrek van 10% kosten, terugbetaald.
11d. De organisatie behoudt zich het recht voor om een deelnemer van deelname uit te sluiten als de betreffende deelnemer op enige wijze in strijd handelt met deze deelnamevoorwaarden, of naar het oordeel van de organisatie op ernstige wijze aanstootgevend is in gedrag met de te exposeren werken of anderszins. Ook wanneer wordt gehandeld in strijd met de geest van de deelnamevoorwaarden, kan uitsluiting van deelname volgen.
11e. Als de beurs geannuleerd moet worden, verschoven of verkort, ten gevolge van overmacht of onvoorziene omstandigheden, zoals brand, stormschade en terreurdreiging, kan de Organisatie onder geen omstandigheid verantwoordelijk worden gesteld voor de gevolgen. Deelnemers maken bij overmacht of onvoorziene omstandigheden geen aansprak op schadevergoeding of restitutie van voor deelname verschuldigde en/of betaalde bedragen.
11f. De in deze deelnamevoorwaarden vastgelegde bepalingen kunnen op elk moment, zonder nadere aankondiging, aangepast worden. Voor aanpassing gemaakte afspraken blijven van kracht bij de relatie met de deelnemers die voor de datum van aanpassing zijn geaccepteerd voor deelname.
11g. In onvoorziene gevallen zal door de organisatie naar redelijkheid worden geoordeeld en gehandeld. In gevallen van meningsgeschillen over de interpretatie van hetgeen in deze voorwaarden is vastgelegd, is het oordeel van de organisatie bepalend.
11h. Elk geschil betreffende de geldigheid, uitlegging, uitvoering of beëindiging van deze voorwaarden zal uitsluitend beslecht worden door de rechtbank te Breda naar Nederlands recht.




T  0162 52 15 00 | E  info@europartfair.com
© 2017 Nationaal Kunstplatform B.V. Alle rechten voorbehouden.